オンライン会議ツールとは？選び方とおすすめツールも紹介！

オンライン会議ツールの概要と種類

オンライン会議ツールとは、インターネットを介してパソコンやスマートフォンなどの端末を用い映像や音声を双方向・リアルタイムで通信するツールのことを言います。
会議に参加するメンバーの場所に関係なく、複数人でリアルタイムに会議を実施できる点が魅力であり、世界中の人たちと繋がることができます。
 
なお、オンライン会議ツールは、次に紹介する『クラウド型』と『オンプレミス型』の2種に大別されます。

クラウド型

クラウド型は、既存の外部システムを利用する形態です。

自社でサーバーを用意・管理する必要がなく、利便性の高さやコスト面に優れている手軽さが魅力です。
しかし既存システムとの融合は難しく、自社や個人使用に合わせカスタマイズできる柔軟性に欠けている点がデメリットとして挙げられます。

また基本的には誰でも利用できる外部サービスを利用することから、セキュリティ面において脆弱さが懸念視されることもあります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社でIT環境の調達からシステムの構築・運用まで全てを担う形態です。
社内の環境やニーズに応じてカスタマイズできるため、セキュリティ面を重視しているユーザーにおすすめの形態と言えるでしょう。
 
しかし自社で全て完結させなければならないため、導入には相応の時間を要します。また気軽に導入できるクラウド型とは異なり、導入コストも高額になる傾向があります。
 

オンライン会議ツールの選び方

ここでは、オンライン会議ツールの選び方を紹介します。

オンライン会議ツールを選ぶ際は、様々な観点から導入を検討していくようにしましょう。

安定した接続ができるか

接続の安定性は、オンライン会議ツールを選ぶ時に注目したいポイントです。

遠隔で会議を実施できたとしても、映像や音声が途切れてしまうようでは、会議の進行もままならないでしょう。
また複数人同時にアクセスした場合、接続の安定性が低下してしまうケースもあります。

利用人数・地域・環境問わず、クリアな音声や映像を安定提供してくれるオンライン会議ツールを選びましょう。

同時接続できるアカウント数

オンライン会議ツールによって、同時接続できるアカウント数が異なります。
一昔前と比較すると、どのツールも同時接続できる人数は増えましたが、プランによって参加人数に上限を設けているツールもあります。

利用の前は、何人まで同時接続可能なのか確認しておくようにしましょう。

操作性

オンライン会議ツールを導入する際は、操作性にも注目しましょう。
どんなにセキュリティが盤石で接続の安定性が高いツールでも、操作性に欠けるツールでは使い勝手の悪さばかり目立ってしまうでしょう。
 
オンライン会議ツールは、ITリテラシーに乏しい人が利用する可能性も考えられます。利用までに煩雑な手続きをしなければならないツールや、会議の参加までにいくつかの工程を踏まなければならないツールは、会議開始までに時間を要してしまうでしょう。

ダウンロードしたらすぐに利用を開始できる、操作性の高いツールを選ぶようにしましょう。
参考：オンライン会議アプリ

機能性

オンライン会議ツールと言っても、映像と音声をオンライン上でリアルタイムにやり取りするだけのツールではありません。
最近では、多様な機能が搭載されているツールも増えてきました。
 
録画・録音機能、チャット機能、ホワイトボード機能など多様な機能がありますが、全てのオンライン会議ツールに搭載されているわけではありません。会議の内容や種別に応じ、利便性の高い機能を備えているツールを選びましょう。

セキュリティ対策が万全か

オンライン会議では、機密情報や個人データを扱うこともあります。

第三者にアクセスされてしまうことで、不正ダウンロードや不正視聴されてしまう懸念も考えられます。
このような情報が外部に漏れないよう、セキュリティの盤石性もチェックしておく必要があるでしょう。
 
入室セキュリティコードやIPアドレス指定など、部外者の不正侵入をブロックする機能を備えているか確認しましょう。

おすすめオンライン会議ツール

続いて、おすすめのオンライン会議ツールを紹介します。

Zoom

Zoomは、アメリカに本社を置くZoom Video Communications社が提供するオンライン会議ツール。
日本でのシェア率は60.2％と、多くのビジネス現場で利用されているオンライン会議ツールと言えるでしょう。
個人でも利用している人が多いことから、使い方を把握している人も多く、会議開始に手間取らない点も利用のメリットと言えそうです。
 
またURLをワンクリックするだけでオンライン会議に参加できる点や接続安定性の高さ、さらには機能性の充実など、オンライン会議を実施する上で欠かせない性能や機能がデフォルトで備わっています。
 
しかし無料プランの場合、40分までの時間制限と100名までの参加制限が設けられています。ま40分以上に及ぶ会議や100名以上の参加者を予定している会議を実施するためには、有料プランへのアップグレードが必要です。
参考：Google MeetとZoomの比較

Google Meet

Google Meetは、Google社が提供する、シンプルで分かりやすい操作とGoogleツールと手軽にリンクできる点が魅力のオンライン会議ツールです。
 
1度に最大250人の参加が可能です。また3名以上参加する場合は1時間の時間制限、1対1の場合は24時間の時間制限が設けられています。同時参加可能人数及び利用可能時間に関しては、Zoomより利便性が高いと言えるでしょう。
 
しかし録画機能を利用したい場合は、Business Standard（680円／月・1ユーザー）プランへのアップグレードが必要です。また機能数はZoomよりも少ないため、シンプルに対話を楽しみたい人におすすめです。
参考： Google Meetの使い方

Skype Meet Now

Skype Meet Nowは、マイクロソフト社が提供するオンライン会議ツールです。
無料プランであっても1度に最大100名参加でき、1回の通話は最大24時間という自由度の高さが魅力。
また通話記録は、最大30日間保存できるため、会議に参加できなかったメンバーにも情報を共有しやすいといった利点があります。
 
ただ、日本での利用率はZoomやGoogle Meetのほうが利用割合が高く、Skype Meet Nowを導入・利用している企業・組織はそんなに多くはありません。そのため、相手の導入ツールを考えてオンライン会議ツールを選ぶのであれば、やや選びにくさを感じる場合もあるかもしれません。

オンライン会議ツール選び方とおすすめまとめ

インターネット普及や働き方改革の推進など社会情勢の変化も相まって、オンライン会議ツールはビジネスシーンの他、日々の生活の中でも欠かすことのできないツールとなりつつあります。

しかしオンライン会議ツールと一口にいっても様々なサービスが提供されています。
各ツールの特徴を理解し、用途・目的に合わせて適したツールを選びましょう。