PDF編集のやり方！PDFとは？初心者向けに徹底解説

PDFとは？【初心者向け】

PDFは電子文書とも呼ばれ、Portable Document Formatの略称です。WordやExcelなどのソフトを送信相手が所有していなかったとしても、PDFで送信することで、フォントやレイアウトを崩さず情報共有が可能になります。

また、PDFは電子文書であるため、用紙や印刷などのコストもかからないことがメリット。内容量が多いマニュアルだとしても、PDFなら保存も取り出しも手軽に行えます。

PDF編集のやり方

PDF作成にソフトは必要ありませんが、PDFを編集するためにはAcrobat DCやPDFelementなどのソフトが必要になります。一般的にPDF編集に利用されているのはPDFelementと呼ばれるソフトで、豊富な編集機能を搭載していることから人気を得ています。

「PDFelement」の特徴を理解しよう！

出典：PDFelement

PDFelementは個人向けWindows標準版が4,980円（税込）・プロ版が7,280円（税込）かかります。PDFelementの標準版では、PDF内のオブジェクトを直接編集できるほか、注釈を追加したり暗号化したりすることも可能です。プロ版では、PDF圧縮や電子署名なども行えることが強みです。

無料の試用版もダウンロード可能であるため、初心者の場合は無料版を利用してから購入を検討しても良いですね。無料の試用版では、PDFファイルに透かしが入るためビジネスシーンでの活用は難しいでしょう。

「PDFelement」でPDF編集する方法

PDFelementでPDF編集する際には、まずソフトを開きましょう。メイン画面の「ホーム」から「PDF編集」をクリックし、編集したいPDFを選んで「開く」をクリックします。メイン画面のメニューバーにある「編集」ボタンをクリックすれば、文字の修正や追加が行えます。

注釈を追加したい場合は、メニューバーの「注釈」をクリックすることで、注釈用のメニューアイコンが表示されます。

PDFを編集するときの注意点

PDFを編集するときには、以下のポイントに注意して編集を行いましょう。

• 墨消しで情報を完全に消すことはできない
• 編集制限がかけられていることがある
• フォント・レイアウト崩れ

個人情報を隠すときに墨消しは多く利用されますが、一度書かれた情報は削除できません。データを消去したい場合には、該当箇所のデータを削除することを覚えておきましょう。また、パスワードを入力する必要がある編集制限がかけられたPDFは、取り扱いに注意する必要があります。発注書や見積書など、企業にとって重要な書類に編集制限がかけられていることが多くあります。

フォントの崩れに対応するためには、PDFに使用されているフォントをあらかじめインストールしておくことが大切です。

PDFが誕生した背景とは？

PDF誕生の背景は、ジョン・ワーノック氏とチャールズ・ゲシキ氏が1982年に「Adobe」を創業したことから始まります。この頃発生していた「マイクロソフトのOS『MS-DOS(マイクロソフト ディスク・オペレーティングシステム)』で作成した文書がMacで開けない」という互換性の問題にワーノック氏は目を付け、PDFの先駆けとなる「Camelotプロジェクト」を始動。その後の1992年に、PDFとして正式に発表されました。

しかし当初は使い勝手が悪く、競合する文書形式が出てきていたこともあり、あまり注目されていませんでした。しかし1993年にAdobeがPDFの仕様を公開し、翌94年には無料のAdobe Acrobat Readerを提供開始。これが転機となり、PDFは急速に普及することになります。Adobe社の賢明な判断により、PDFは今も多くの人に親しまれるファイル形式となったのです。

PDFの作り方

WordでPDFを作成する場合は、文章を作成した後に「ファイル」タブを開きましょう。「名前をつけて保存」をクリックし、「参照」を選んで文章に名前を付けます。その後、ファイルの種類で「PDF」を選択し、保存すればPDF形式になります。

ExcelでPDFを作成する場合も同様に、保存をする際に「参照」をクリックして「ファイルの種類」でプルダウンを開きましょう。「PDF」を選択して保存すれば、Excelも簡単にPDF形式にして保存することが可能です。

PDFが存在する意味・メリット

1992年の誕生以来、ビジネスシーンを中心に愛用され続けているPDFですが、今も変わらず存在している意味・利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。PDFの魅力を探っていきましょう。

• MacやWindowsなどのOSを問わず文書を開ける
• パソコン環境に左右されず文書の閲覧や印刷が可能
• キーワード検索で素早く目的のページへアクセスできる
• ファイルサイズが小さく保存や管理が容易
• 用紙を削減することで環境にも配慮できる
• メールに添付することが可能
• どんなでデバイスでも表示できる
• セキュリティ設定ができる

MacやWindowsなどのOSを問わず文書を開ける

PDF形式はプラットフォームに依存しないため「MacやWindowsなど異なるOS(オペレーティングシステム)でも一貫して文書を開くことができる」という特徴があります。社内でWindowsとMacが混在していたり、自分とクライアントで使っているOSが異なったりする場合でも、PDF形式で共有すれば全員が同じファイルを確認することが可能です。

ただしインストールされていないフォントが文書内に存在する場合に関しては、自動的に別のフォントへ書き換えられることがあるため、その点はご注意ください。

パソコン環境に左右されず文書の閲覧や印刷が可能

先述した「OSに依存しない」というメリットにもつながる部分ですが、PDF形式ならパソコンの環境に左右されず、どのPCでも文書を閲覧でき、必要に応じて印刷することも容易です。異なるOS・環境を気にせず、誰でも手軽に文書を操作できるため、作業効率が向上するでしょう。

キーワード検索で素早く目的のページへアクセスできる

PDFには「テキスト検索機能」が備わっており、大規模な文書でも特定の情報を素早く見つけることができます。使い方はいたって簡単で、メニューバーの「編集」の中から「簡易検索」を選択するだけ。キーボードショートカットを使う場合には「ctrl+F」を入力すればOKです。

表示された検索ツールバーに、任意のキーワードを入力するだけで目的のページ(箇所)にアクセスすることができます。煩雑な文書だとしても、情報の取得・確認が効率的に行えるようになるのは大きな魅力です。なお、より精度高くキーワードを絞り込みたい場合には「高度な検索」を使うのもいいですね。

ファイルサイズが小さく保存や管理が容易

PDFは圧縮率が高く、データ量の多い画像や動画などを含んだ文書でも、ファイルサイズを最小限にしつつ保存することができます。万が一「PDFにしてもファイルサイズが大きくなってしまった…」という場合でも、Adobe公式のPDF編集ツール「Adobe Acrobat」を使えば、簡単にPDFファイルを圧縮することも可能です。これはWord・Excelといったファイル形式ではそうできることではありません。

ファイルサイズが小さくなれば、それだけストレージの節約につながります。保存に時間がかかることも、ファイル管理が煩雑になってしまう心配もいらないでしょう。

用紙を削減することで環境にも配慮できる

あらゆる文書をPDFで出力・共有すれば印刷は不要となり、用紙の無駄を削減することができます。環境への配慮が求められる現代において、デジタルで文書の管理・操作が完結するPDFというファイル形式は、利用価値が非常に高いと言えるでしょう。手軽に環境保護へ参画することが可能です。

メールに添付することが可能

PDF形式は、Wordの「.docx」、Excelの「.xlsx」等と全く同じように、標準的な添付ファイルとしてメールに組み込むことができます。社内全体、また取引先全体といったような大人数へ同じ文書を共有したい場合に非常に有用です。OSや環境による表示崩れなどもほとんどないので、コミュニケーションが円滑になり、ビジネスや個人間での情報共有が効率的に進むでしょう。

どんなでデバイスでも表示できる

PDFがOSに左右されないことは先に説明した通り。しかしその汎用性はPCだけにとどまらず、スマートフォンやタブレットなど、あらゆるデバイスにおいて一貫して表示される「クロスプラットフォーム対応」という点も大きな特徴です。

PDF文書をクラウドに保存しておけば、職場ではPC、出先ではスマートフォンといったように、どんな環境でも快適に文書を閲覧することができます。昨今主流となっているノマド的な生活スタイルにも、柔軟に対応が可能です。

セキュリティ設定ができる

PDFには、文書にパスワードを設定してアクセスや編集を制限したり、デジタル署名をして改ざんを未然に防止したりと、セキュリティ機能が非常に充実しています。機密性の高い情報を含む文書でも、安心してPDF形式を使うことが可能です。

あらゆるデバイス・OSで閲覧や編集できるという特性上、万が一データが流出してしまった場合のリスクは気になるところかと思いますが、各種機能を正しく利用すればそこまで過度な心配はいらないでしょう。

PDFをExcelに変換する方法

PDFからExcelへの変換ツールを使えば、ファイルをMicrosoft Excel表計算シートに変換することができます。Excelに変換するには、まずファイル上に表示されている「ファイルを選択」ボタンをクリックする、またはPDFをドロップ範囲にドラッグ＆ドロップします。

次に、XLSX形式に変換するPDFを選択するとAcrobatがPDFを自動でExcelに変換します。変換したファイルはMicrosoft Excelを起動して、「ファイル」メニューから「開く」を選択し、変換済みファイルを選択すれば開くことができます。ファイルはダウンロードしたり、ログインして共有することも可能です。

関連記事：PDF を Excel に変換
参考：Excelの勉強方法

PDF編集のやり方まとめ

PDFelementを利用すれば、レイアウトを綺麗に整えながらPDF編集することが可能です。重要な文書を作成する際に必要な編集制限の設定もできるため、ビジネスシーンでは利用してみたいPDF編集ソフトだといえますね。初心者の大人におすすめの安いパソコン教室でパソコンスキルを高めていくのもいいでしょう。

直感的に利用しやすいPDF編集ソフトをインストールして、PDF編集にチャレンジしてみましょう！