PDF編集のやり方！PDFとは？初心者向けに編集方法を徹底解説

パソコンのファイル形式「PDF」とは？【初心者向け】

PDFは、Portable Document Formatの略称であり、Adobe社が開発したパソコンファイル形式の1つです。

日本では「電子文書」とも呼称されることもあり、データを実際に紙に印刷したときの状態を、そのまま保存することができるファイル形式です。

異なる環境のパソコンで開いても、同じように見ることができます。

WordやExcelなどのソフトを送信相手が所有していなくても、PDFで送信することで、フォントやレイアウトを崩さず情報共有ができます。

また、PDFは電子文書であるため、用紙や印刷などのコストもかからないことがメリット。

内容量が多いマニュアルでも、PDFなら保存も取り出しも手軽に行えます。

PDF編集方法・やり方

PDF作成にソフトは必要ありませんが、PDFを編集するためにはAcrobat DCやPDFelementなどのソフトが必要になります。

一般的にPDF編集に利用されているのはPDFelementと呼ばれるソフトで、豊富な編集機能を搭載していることから人気を得ています。

「PDFelement」の特徴を理解しよう！

出典：PDFelement

PDFelementは個人向けWindows標準版が4,980円（税込）・プロ版が7,280円（税込）かかります。

PDFelementの標準版では、PDF内のオブジェクトを直接編集できるほか、注釈を追加したり暗号化したりすることも可能です。

プロ版では、PDF圧縮や電子署名なども行えることが強みです。

無料の試用版もダウンロード可能であるため、初心者の場合は無料版を利用してから購入を検討してもよいですね。

無料の試用版では、PDFファイルに透かしが入るためビジネスシーンでの活用は難しいでしょう。

「PDFelement」でPDF編集する方法

PDFelementでPDF編集する際には、まずソフトを開きましょう。

メイン画面の「ホーム」から「PDF編集」をクリックし、編集したいPDFを選んで「開く」をクリックします。

メイン画面のメニューバーにある「編集」ボタンをクリックすれば、文字の修正や追加が行えます。

注釈を追加したい場合は、メニューバーの「注釈」をクリックすることで、注釈用のメニューアイコンが表示されます。

PDFを編集するときの注意点

PDFを編集するときには、以下のポイントに注意して編集を行いましょう。

• 墨消しで情報を完全に消すことはできない
• 編集制限がかけられていることがある
• フォント・レイアウト崩れ

個人情報を隠すときに墨消しは多く利用されますが、一度書かれた情報は削除できません。

データを消去したい場合には、該当箇所のデータを削除することを覚えておきましょう。

また、パスワードを入力する必要がある編集制限がかけられたPDFは、取り扱いに注意する必要があります。

発注書や見積書など、企業にとって重要な書類に編集制限がかけられていることが多くあります。

フォントの崩れに対応するためには、PDFに使用されているフォントをあらかじめインストールしておくことが大切です。

PDFが誕生した背景とは？

PDF誕生の背景は、ジョン・ワーノック氏とチャールズ・ゲシキ氏が1982年に「Adobe」を創業したことから始まります。

この頃発生していた「マイクロソフトのOS『MS-DOS(マイクロソフト ディスク・オペレーティングシステム)』で作成した文書がMacで開けない」という互換性の問題にワーノック氏は目を付け、PDFの先駆けとなる「Camelotプロジェクト」を始動。

その後の1992年に、PDFとして正式に発表されました。

しかし当初は使い勝手が悪く、競合する文書形式が出てきていたこともあり、あまり注目されていませんでした。

しかし1993年にAdobeがPDFの仕様を公開し、翌94年には無料のAdobe Acrobat Readerを提供開始。

上記が転機となり、PDFは急速に普及することになります。

Adobe社の賢明な判断により、PDFは今も多くの人に親しまれるファイル形式となったのです。

PDFの作り方【初心者向け】

PDFファイルは、専用ソフトを購入しなくても普段使用しているアプリケーションから簡単に作成できます。

ここでは、最も一般的に使用されているMicrosoft Officeアプリケーションを中心に、PDFファイルの作成方法を詳しく解説します。

Microsoft Officeからの作成

Microsoft Officeシリーズは、PDF作成機能が標準で搭載されており、追加のソフトウェアをインストールする必要がありません。

Word、Excel、PowerPointいずれも同様の手順でPDFを作成できます。

Wordでの作成手順

Microsoft WordからPDFを作成する手順は以下の通りです。別の方法として、「名前を付けて保存」からファイル形式をPDFに変更する方法もあります。

「ファイル」→「名前を付けて保存」→「参照」を選択し、「ファイルの種類」でプルダウンメニューから「PDF」を選択して保存します。

Excelでの作成手順

ExcelからPDFを作成する場合も、基本的な手順はWordと同様です。
関連記事：Excel(エクセル)が学べるパソコン教室ランキング10選

Excelでは、複数のシートを一つのPDFにまとめたり、個別のPDFとして出力したりできます。

大きな表の場合は、印刷プレビューで改ページ位置を確認してからのPDF化がおすすめです。

PowerPointでの作成手順

PowerPointからPDFを作成する際の手順も他のOfficeアプリケーションと同様ですが、プレゼンテーション特有の設定があります。

基本手順は「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」となります。

PowerPointでは以下の設定オプションが重要です。


プレゼンテーション用と配布資料用で異なる設定を使い分けることで、用途に応じた最適なPDFを作成できます。

その他のアプリケーションからの作成

Microsoft Office以外のアプリケーションからもPDFを作成できます。

多くのソフトウェアで「仮想プリンター」機能を利用してPDF化が可能です。

Windows 10以降では「Microsoft Print to PDF」という仮想プリンターが標準搭載されており、印刷機能があるほぼすべてのアプリケーションからPDFを作成できます。

手順は以下の通りです。


上記の方法により、Webページ、メール、画像ファイル、テキストファイルなど、あらゆる印刷可能なコンテンツをPDF化できます。

ブラウザからWebページを直接PDF化する場合も、この仮想プリンター機能を活用します。

PDFが存在する意味・メリット

1992年の誕生以来、ビジネスシーンを中心に愛用され続けているPDFですが、今も変わらず存在している意味・利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

PDFの魅力を探っていきましょう。

• MacやWindowsなどのOSを問わず文書を開ける
• パソコン環境に左右されず文書の閲覧や印刷が可能
• キーワード検索で素早く目的のページへアクセスできる
• ファイルサイズが小さく保存や管理が容易
• 用紙を削減することで環境にも配慮できる
• メールに添付することが可能
• どのようなデバイスでも表示できる
• セキュリティ設定ができる

MacやWindowsなどのOSを問わず文書を開ける

PDF形式はプラットフォームに依存しないため「MacやWindowsなど異なるOS(オペレーティングシステム)でも一貫して文書を開くことができる」という特徴があります。

社内でWindowsとMacが混在していたり、自分とクライアントで使っているOSが異なったりする場合でも、PDF形式で共有すれば全員が同じファイルを確認することが可能です。

ただしインストールされていないフォントが文書内に存在する場合に関しては、自動的に別のフォントへ書き換えられることがある点はご注意ください。

パソコン環境に左右されず文書の閲覧や印刷が可能

先述した「OSに依存しない」というメリットにもつながる部分ですが、PDF形式ならパソコンの環境に左右されず、どのPCでも文書を閲覧でき、必要に応じて印刷することも容易です。

異なるOS・環境を気にせず、誰でも手軽に文書を操作できるため、作業効率が向上するでしょう。

キーワード検索で素早く目的のページへアクセスできる

PDFには「テキスト検索機能」が備わっており、大規模な文書でも特定の情報を素早く見つけられます。

使い方はいたって簡単で、メニューバーの「編集」の中から「簡易検索」を選択するだけ。

キーボードショートカットを使う場合には「ctrl+F」を入力すればOKです。

表示された検索ツールバーに、任意のキーワードを入力するだけで目的のページ(箇所)にアクセスできます。

煩雑な文書でも、情報の取得・確認が効率的に行えるようになるのは大きな魅力です。

なお、より精度高くキーワードを絞り込みたい場合には「高度な検索」を使うのもよいですね。

ファイルサイズが小さく保存や管理が容易

PDFは圧縮率が高く、データ量の多い画像や動画などを含んだ文書でも、ファイルサイズを最小限にしつつ保存できます。

万が一「PDFにしてもファイルサイズが大きくなってしまった…」という場合でも、Adobe公式のPDF編集ツール「Adobe Acrobat」を使えば、簡単にPDFファイルの圧縮も可能です。

ファイルの圧縮は、Word・Excelといったファイル形式ではそうできることではありません。

ファイルサイズが小さくなった分だけ、ストレージの節約につながります。

保存に時間がかかることも、ファイル管理が煩雑になってしまう心配もいらないでしょう。

用紙を削減することで環境にも配慮できる

あらゆる文書をPDFで出力・共有すれば印刷は不要となり、用紙の無駄を削減することができます。

環境への配慮が求められる現代では、デジタルで文書の管理・操作が完結するPDFというファイル形式は、利用価値が高いものです。

PDFで出力・共有できるようになれば、手軽に環境保護へ参画できます。

メールに添付することが可能

PDF形式は、Wordの「.docx」、Excelの「.xlsx」などとまったく同じように、標準的な添付ファイルとしてメールに組み込むことができます。

社内全体、また取引先全体といったような大人数へ同じ文書を共有したい場合に有用です。

OSや環境による表示崩れなどもほとんどないので、コミュニケーションが円滑になり、ビジネスや個人間での情報共有が効率的に進むでしょう。

どのようなでデバイスでも表示できる

PDFがOSに左右されないことは先に説明した通り。

しかし、汎用性はPCだけにとどまらず、スマートフォンやタブレットなど、あらゆるデバイスで一貫して表示される「クロスプラットフォーム対応」という点も大きな特徴です。

PDF文書をクラウドに保存しておけば、職場ではPC、出先ではスマートフォンといったように、どのような環境でも快適に文書を閲覧することができます。

昨今主流となっているノマド的な生活スタイルにも、柔軟に対応が可能です。

セキュリティ設定ができる

PDFには、文書にパスワードを設定してアクセスや編集を制限したり、デジタル署名をして改ざんを未然に防止したりと、セキュリティ機能が充実しています。

機密性の高い情報を含む文書でも、安心してPDF形式を使用可能です。

あらゆるデバイス・OSで閲覧や編集できるという特性上、万が一データが流出してしまった場合のリスクは気になるところかと思いますが、各種機能を正しく利用すればそこまで過度な心配はいらないでしょう。

PDFをExcelに変換する方法

PDFからExcelへの変換ツールを使えば、ファイルをMicrosoft Excel表計算シートに変換することができます。

Excelに変換するには、まずファイル上に表示されている「ファイルを選択」ボタンをクリックする、またはPDFをドロップ範囲にドラッグ＆ドロップします。

次に、XLSX形式に変換するPDFを選択するとAcrobatがPDFを自動でExcelに変換します。

変換したファイルはMicrosoft Excelを起動して、「ファイル」メニューから「開く」を選択し、変換済みファイルを選択すれば開くことができます。

ファイルはダウンロードしたり、ログインして共有することも可能です。

関連記事：PDF を Excel に変換
参考：Excelの勉強方法

PDFファイルの基本知識

PDFの歴史と普及の経緯

PDF誕生の背景は、ジョン・ワーノック氏とチャールズ・ゲシキ氏が1982年の「Adobe」創業から始まります。

この頃発生していたマイクロソフトのOS「MS-DOS」で作成した文書がMacで開けないという互換性の問題にワーノック氏は目を付け、PDFの先駆けとなる「Camelotプロジェクト」を始動しました。

その後の1992年にPDFとして正式に発表されましたが、当初は使い勝手が悪く、あまり注目されていませんでした。

しかし、1993年にAdobeがPDFの仕様を公開し、翌94年には無料のAdobe Acrobat Reader提供開始が転機となり、PDFは急速に普及しました。

Adobe社の「PDFファイルの利用状況調査」によると、コロナ禍もPDFファイルの普及に影響しているとわかってます。

調査では、ビジネスパーソンの47.3%が「コロナ禍前後でPDFファイルの扱いが以前よりも増えた」と回答しました。

PDFを使うメリット

1992年のPDF誕生以来、ビジネスシーンを中心に愛用され続けている理由として、以下が挙げられます。

• クロスプラットフォーム対応
• ファイルサイズの最適化
• セキュリティ機能の充実
• 環境配慮とペーパーレス化

クロスプラットフォーム対応

PDF形式はプラットフォームに依存しないため、MacやWindowsなどの異なるOSでも一貫して文書を開けます。

社内でWindowsとMacが混在していたり、自分とクライアントで使っているOSが異なったりする場合でも、PDF形式で共有すれば全員が同じファイルを確認可能です。

さらに、汎用性はPCだけにとどまらず、スマートフォンやタブレットなど、あらゆるデバイスで一貫して表示されるクロスプラットフォーム対応という点も大きな特徴です。

PDF文書をクラウドに保存しておけば、職場ではPC、出先ではスマートフォンといったように、どのような環境でも快適に文書を閲覧できます。

ファイルサイズの最適化

PDFは圧縮率が高く、データ量の多い画像や動画などを含んだ文書でも、ファイルサイズを最小限にしつつ保存できます。

万が一PDFにしてもファイルサイズが大きくなってしまった場合でも、Adobe公式のPDF編集ツール「Adobe Acrobat」を使えば、簡単にPDFファイルを圧縮可能です。

ファイルサイズが小さくなった分ストレージの節約につながり、保存に時間がかかることやファイル管理が煩雑になる心配もありません。

また、標準的な添付ファイルとしてメールに組み込むことができ、社内全体や取引先全体といったような大人数へ同じ文書を共有したい場合に有用です。

セキュリティ機能の充実

PDFには、文書にパスワードを設定してアクセスや編集を制限したり、デジタル署名をして改ざんを未然に防止したりと、セキュリティ機能が充実しています。

機密性の高い情報を含む文書でも、安心してPDF形式を使用可能です。

あらゆるデバイス・OSで閲覧や編集できるという特性上、万が一データが流出してしまった場合のリスクは気になるところですが、各種機能を正しく利用すれば過度な心配は不要です。

環境配慮とペーパーレス化

あらゆる文書をPDFで出力・共有すれば印刷は不要となり、用紙の無駄を削減できます。

環境への配慮が求められる現代では、デジタルで文書の管理・操作が完結するPDFというファイル形式は、利用価値が高いものです。

手軽に環境保護へ参画可能です。

さらに、PDFにはテキスト検索機能が備わっており、大規模な文書でも特定の情報を素早く見つけられます。

メニューバーの「編集」から「簡易検索」を選択するか、「Ctrl+F」を入力して表示された検索ツールバーに任意のキーワードを入力するだけで、目的のページにアクセスできます。

煩雑な文書でも、情報の取得・確認が効率的に行えるのは大きな魅力です。

PDF編集ソフトの種類と特徴

PDF編集を行うためには専用のソフトウェアが必要です。

市場には多様なPDF編集ソフトが存在し、それぞれ異なる特徴と機能を持っています。

初心者の方でも使いやすいソフトから、高度な機能を備えたプロ向けのソフトまで幅広く提供されているため、用途に応じて最適なソフトの選択が重要です。

Adobe Acrobat DC

Adobe Acrobat DCは、PDFの開発元であるAdobe社が提供する公式編集ソフトです。

PDF編集で最も信頼性が高く、豊富な機能を搭載しています。

文字の編集、画像の挿入、注釈の追加、フォームの作成など、PDFに関するあらゆる作業が可能です。

Adobe Acrobat DCの主な特徴として、高度なセキュリティ機能、クラウド連携、モバイルアプリとの同期などが挙げられます。

月額制のサブスクリプションモデルを採用しており、常に最新の機能を利用できる点が魅力です。参考：Adobe Acrobat公式サイト

PDFelement

PDFelementは個人向けWindows標準版が4,980円（税込）、プロ版が7,280円（税込）で提供されるコストパフォーマンスに優れたPDF編集ソフトです。

無料の試用版もダウンロード可能で、初心者の方が機能を確認してから購入を検討できる点が特徴です。

PDFelementの機能一覧

PDFelementは直感的な操作で多様な編集作業が可能です。

標準版では、PDF内のオブジェクトを直接編集できる他、注釈を追加したり暗号化したりも可能です。

テキストの編集、画像の挿入、ページの追加・削除、透かしの追加などの基本機能を網羅しています。

一方、プロ版では、PDF圧縮、電子署名、フォーム作成、バッチ処理、OCR機能などの高度な機能も利用できます。

ビジネスシーンで必要とされる機能が充実しているため、企業での導入も増えています。

料金体系と無料版の制限

PDFelementの料金体系は買い切り型を採用しており、一度購入すれば継続的な費用は発生しません。

無料の試用版では、PDFファイルに透かしが入るためビジネスシーンでの活用は難しいものの、機能の確認には十分です。参考：PDFelement公式サイト

その他のPDF編集ソフト

市場には、Adobe Acrobat DCとPDFelement以外にも多数のPDF編集ソフトが存在します。

無料で利用できるオープンソースソフトから特定の機能に特化した専門ソフトまで、さまざまです。

無料ソフトは、LibreOffice DrawやPDF-XChange Editorなどがあります。

上記のソフトでは基本的な編集機能が提供されており、簡単な修正作業であれば十分対応可能です。

ただし、高度な機能や安定性を求める場合は有料ソフトの利用検討が推奨されます。

クラウドベースのPDF編集サービスも増えており、ソフトのインストールなしにブラウザ上で編集作業が行えるものもあります。

セキュリティ面での配慮は必要ですが、一時的な利用や軽微な編集には便利な選択肢です。

PDF編集の実践的な方法

PDFファイルを効果的に編集するためには、適切なソフトウェアの選択と基本的な操作方法の理解が重要です。

ここでは、実際の編集作業に必要な手順と操作方法について詳しく解説します。

PDFelementを使った編集手順

PDFelementは初心者でも扱いやすい人気の高いPDF編集ソフトです。

直感的なインターフェースと豊富な編集機能を備えており、効率的なPDF編集を行えます。

ソフトの起動と基本操作

PDFelementでの編集作業は、まずソフトの起動から始まります。

メイン画面が表示されたら、「ホーム」タブから「PDF編集」をクリックします。

ファイル選択画面が開くので、編集したいPDFファイルを選択して「開く」ボタンをクリックしてください。

ファイルが読み込まれると、PDFの内容が表示されます。

その際、上部のメニューバーにさまざまな編集ツールが配置されていると確認できます。

基本的な操作として、ページの拡大・縮小、ページの切り替え、表示モードの変更などが可能です。

文字の修正・追加方法

既存のテキストを修正する場合は、メニューバーの「編集」ボタンをクリックします。

編集モードに切り替わると、PDF内のテキストがクリック可能な状態になり、直接文字の修正や追加ができます。

修正したい箇所をクリックすると、テキストボックスが表示され、通常の文書編集と同じように文字の入力や削除が行えます。

一方、新しいテキストを追加する場合は、「テキストを追加」機能を使用します。

任意の場所をクリックしてテキストボックスを作成し、必要な文字を入力してください。

フォントの種類、サイズ、色なども自由に変更できます。

注釈機能の活用法

PDFelementの注釈機能を使用すると、文書にコメントやハイライト、図形などを追加して情報を補完できます。

メニューバーの「注釈」をクリックすると、注釈用のツールバーが表示されます。

主な注釈機能には以下があります。


上記の注釈は後から編集や削除が可能で、レビュー作業や資料の共有時に有効です。

編集後の保存と出力

編集作業が完了したら、適切な形式でファイルを保存する必要があります。

「ファイル」メニューから「保存」または「名前を付けて保存」を選択します。

保存時には、元のPDFファイルを上書きするか、新しいファイル名で保存するかを選択できます。

重要な原本を保護するため、通常は新しいファイル名での保存を推奨します。

また、保存形式は、PDF以外にWord、Excel、PowerPointなどの形式を選択可能です。

出力設定では、画質やファイルサイズの調整も行えます。

印刷用途の場合は高画質、メール添付用の場合は圧縮率を高めるなど、用途に応じた最適化が重要です。

PDF編集時によくある問題と解決策

PDF編集を行う際には、さまざまな問題が発生する可能性があります。

ここでは、初心者が遭遇しやすい代表的な問題と解決策について詳しく解説します。

編集権限の問題

PDFファイルには、編集やコピー、印刷などの操作を制限するセキュリティ機能が設定されている場合があります。

特に、企業の重要書類や公的文書では、不正な改変を防ぐために編集権限が制限されているケースが多くあります。

編集権限が設定されたPDFを開こうとすると、パスワードの入力を求められるか、編集機能が無効化された状態で表示されます。

この問題を解決するには、以下の方法があります。編集権限の問題に遭遇した場合は、まず文書の作成者や管理者に連絡して、適切な権限の取得が重要です。

フォントエラーの対処法

PDF編集時に発生する最も一般的な問題の一つが、フォントの表示や編集に関するエラーです。

PDFファイルで使用されているフォントが編集環境にインストールされていない場合、文字が正しく表示されなかったり、編集時にレイアウトが崩れたりする可能性があります。

フォントエラーの主な症状と対処法は以下の通りです。


特に、日本語フォントの問題は頻繁に発生するため、明朝体やゴシック体などの基本的な日本語フォントがシステムにインストールされているかの確認が大切です。

PDFelementなどの編集ソフトでは、フォント情報を確認する機能があるため、編集前に使用されているフォントをチェックすることをおすすめします。

ファイルサイズが大きくなる問題

PDF編集後に、元のファイルよりもサイズが大幅に増加してしまう場合があります。

上記は、編集過程で画像の圧縮設定が変更されたり、不要なデータが追加されたりするのが原因です。

ファイルサイズの増加を防ぐための対策は、以下の通りです。PDFelementには「最適化」機能が搭載されており、編集後のファイルサイズを効率的に削減できます。

特に、画像を多く含むPDFファイルでは、画質を保ちながらファイルサイズを大幅に削減可能です。

また、メール添付の際には、ファイルサイズの上限を事前に確認し、必要に応じて分割や圧縮を行うことが重要です。

PDFの変換と活用術

PDFファイルは閲覧専用の文書として利用されるケースが多いですが、実際には他の形式への変換や圧縮といった活用方法があります。

効率的なPDF活用により、日常の業務を大幅に改善可能です。

PDFから他の形式への変換

PDF文書を他のファイル形式に変換すると、編集や再利用が容易になります。

特にビジネスシーンでは、PDFからExcelやWordへの変換需要が高まっています。

変換時には元のレイアウトを可能な限り保持しながら、編集可能な形式に変更されます。

PDFからExcelへの変換

PDFからExcelへの変換は、表やデータを含むPDF文書を再編集したい場合に特に有効です。

Adobe Acrobat DCを使用する場合、ファイルメニューから「書き出し形式」を選択し、Microsoft Excel Workbook形式を指定します。変換されたExcelファイルは、元のPDFの表構造をベースに、セルごとに編集可能な状態で出力されます。

ただし、複雑なレイアウトの場合は手動調整が必要になることもあります。

PDFからWordへの変換

文書の本文を編集したい場合には、PDFからWord形式への変換が効果的です。

変換プロセスでは、テキスト内容だけでなく、フォント情報や段落構造も可能な限り維持されます。

PDFelementを使用する場合、「変換」タブから「Word」を選択し、出力先を指定するだけで変換が完了します。

変換後のWordファイルでは、元のPDFと同様の見た目を保ちながら、テキストの追加や削除が自由に行えます。

PDFの圧縮とファイルサイズ調整

PDFファイルのサイズが大きくなってしまった場合、圧縮機能を使用してファイルサイズを削減できます。

特にメール添付や共有サーバーでの保存時には、適切なファイルサイズへの調整が重要です。

Adobe Acrobat DCでは、「ファイル」メニューから「その他の形式で保存」→「サイズが縮小されたPDF」を選択すると、圧縮が行えます。

PDFelementの場合は、「最適化」機能を使用して画像品質と圧縮率のバランスを調整できます。

圧縮率を高くすると画像品質が低下する可能性があるため、用途に応じて適切な設定を選択しなければなりません。

プレゼンテーション資料などでは中程度の圧縮、内部資料では高圧縮といった使い分けを推奨します。

初心者PDF編集のやり方などのパソコンスキルを、教室で学ぶことがおすすめ！

PDFelementを利用すれば、レイアウトをきれいに整えながらPDF編集することが可能です。

重要な文書を作成する際に必要な編集制限の設定もできるため、ビジネスシーンでは利用してみたいPDF編集ソフトだといえますね。

初心者の大人におすすめの安いパソコン教室でパソコンスキルを高めていくのもよいでしょう。

直感的に利用しやすいPDF編集ソフトをインストールして、PDF編集にチャレンジしてみましょう！