電子契約とは？書面契約との違いやメリットをわかりやすく解説

電子契約とは？どういう意味？

電子契約とは、インターネットを通じて契約を締結する方法であり、デジタル化の一つです。電子的な手続きの普及・促進を図る法律「電子委任状法(電子委任状の普及の促進に関する法律)」における定義を引用すると、以下の通り。

～「電子契約」とは、事業者が一方の当事者となる契約であって、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により契約書に代わる電磁的記録が作成されるものをいう。

引用：e-Gov｜電子委任状の普及の促進に関する法律 第一章 総則 第二条二項 

従来の紙ベースの契約とは異なり、電子データとして契約内容を作成・保存し、電子署名を用いて契約の承認を行います。契約作業の効率化や、契約書類の保管漏れといったリスクの回避を目的として、近年あらゆる事業者において広く活用が進んでいます。

電子契約と書面契約の違い

同じ「契約」という一つの手続きを行うための方法ではあるものの、電子契約と書面契約は大きく異なります。両者の違いを比較するため、それぞれの特徴を表でまとめました。


電子契約と書面契約の最大の違いは、契約の形式と証明方法にあると言えるでしょう。書面契約では、紙に記載された契約内容に対して直筆による署名捺印を行い、それを証明物として保管する必要がありました。一方の電子契約では、電子データとして契約内容を作成し、インターネット上で署名するだけで契約の承認ができてしまうのです。

「ネット上で署名して、契約の効力は大丈夫なの？」と感じる方もいるかと思いますが、その点を保障するために活用されているのが「電子署名」です。電子証明書とタイムスタンプの2つで構成されていますが、その具体的な仕組みは以下の通り。

• 電子証明書
  第三者機関(認証局)に発行してもらうことで、契約書の発行者に偽りがないことを証明する仕組み
• タイムスタンプ
  刻印した時刻において確かにそのデータが存在していたこと・以後改ざんされていないことを証明する仕組み

これらにより、従来の紙による契約締結と同じ効力を担保することができています。手続き方法等は全く異なりますが、信頼性という面では電子契約も心配はいらないでしょう。

電子契約を導入するメリット

ここでは、電子契約を導入するメリットについて解説していきます。書面契約を採用してきた期間が長ければ長いほど、今から電子契約へ移行することに躊躇を感じてしまうはず。デジタル化の潮流があるからといって本当に乗り換えるほどの意味があるのか、その魅力を探っていきましょう。

• 契約業務の効率化が図れる
• 契約締結にかかる種々のコストが削減できる

契約業務の効率化が図れる

電子契約を導入することで、契約業務の大幅な効率化が期待できます。契約書の作成・送付・署名・保存などの一連の流れがデジタル化されるため、手間と時間を大幅に削減することが可能です。また電子データとして管理することにより、契約書の検索や整理も容易に。

「紙への印刷」や「印鑑による押印」は契約締結を遅れさせる特に大きな要因であったため、この2つが不要となった電子契約ではよりスピーディな手続きが可能となるでしょう。契約業務にかかる時間を大幅に短縮し、その時間を他の重要な業務に振り向けることができます。

契約締結にかかる種々のコストが削減できる

電子契約は、契約締結にかかる種々のコストを削減することができるのも大きなメリット。用紙代や印刷費用・郵送費用などの直接的なコストだけでなく、契約書の作成や管理にかかる人件費などの間接的なコストも丸ごと不要になります。書面契約とは違い印紙税がかからないという特徴もあるため、契約手続きにかかる費用はほぼほぼ電子契約ソフトのランニングコストのみ。

さらに電子データでやり取りをすることで、紙の使用量が削減でき環境への配慮にもつながります。経済的なメリットだけでなく、環境面でも良い影響をもたらす「電子契約」という方法は、十分利用する価値があると言えるでしょう。

電子契約を導入する際の注意点

電子契約も当然良いところばかりではなく、少なからず気を付けなければいけないポイントも存在します。いざ導入した際に十分なパフォーマンスを発揮できるよう、ここで紹介するような注意点はぜひ事前に確認しておくようにしてください。
参考：電子契約サービスおすすめ

• 契約相手と相互に理解しておく必要がある
• 各種関係法令に準じなければならない
• 書面での契約が義務付けられているものもある

契約相手と相互に理解しておく必要がある

電子契約を導入する際には、自社だけではなく契約を結ぶ相手側とも相互に理解しておく必要があります。契約は両者の同意があって初めて成立するので、「まだ電子契約はしたくない」「同じ電子契約ソフトを導入するメリットがない」と判断されてしまっては元も子もないからです。

契約手続きの電子化を推し進めたい場合には、主要な取引先と打合せの場を設け、まずは電子契約についての意向をすり合わせしておくことをおすすめします。見切り発車で動き出すのはやめましょう。

各種関係法令に準じなければならない

電子契約では、従来の書面契約では関係のなかった、以下のような各種法令に準じる必要が出てきます。

• 電子署名法
• 電子帳簿保存法　etc…

電子契約の信頼性を担保するうえで電子署名は欠かせない存在であるため、その定義やルールについてまとめた「電子署名法」は非常に重要。また電子的なやり取りを行う以上、その文書類の保存方法に関する「電子帳簿保存法」にも留意しなければなりません。

電子署名サービスを導入する際には、「電子署名法に準拠しているか」「電子帳簿保存法に対応しているか」の2点は、最低限忘れずに確認したいところです。

書面での契約が義務付けられているものもある

電子契約に対応する手続きが拡大している一方で、一部まだ書面契約が法律で義務付けられているものもあるため、注意が必要です。一例を以下にご紹介します。

• 訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売(特定商取引法)
• 事業用定期借地契約(借地借家法)
• 下請会社に対する受発注書面(下請法)　etc...

取引において弱者とされる消費者側を守るための措置として、上記のような法律が制定されているのです。電子契約を導入する際には、対象となる手続きは本当に電子的に行なっていいものなのか、相手側の同意を得る必要がある取引ではないかといったことをよく考える必要があるでしょう。

まとめ

当記事では、デジタル化が進む今注目されている電子契約について「そもそも電子契約とは？」といった内容をはじめ、従来の書面契約との違いや独自のメリット、その他気を付けたいポイントについてまで徹底解説してきました。

書面契約を採用している人からすれば「本当に電子的に契約なんてして大丈夫なの…？」と不安になるかと思います。しかし電子契約も「電子証明書」「タイムスタンプ」等で信頼性をしっかりと担保しているため、書面契約同等の効力を持っているのです。

取引先と双方での理解が必須だったり、遵守すべき法律が複数あったりと障壁はあるものの、業務効率化やコスト削減に一役買ってくれることはまず間違いありません。本記事の内容を参考に、ぜひ電子契約の導入も一考してみてください。